Excel2000编辑技巧

时间:2012.04.14频道:Excel

(一)单元格编辑技巧如^00100005a^ (二)提高数据录入准确性 1.有效性检查 Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制,并能核对输入单元格的数据定义域,这一功能称之为有效性检查。以小数(其他数据相似)的有效性检查为例,其设置方法是: (1)选中需要输入

(一)单元格编辑技巧如^00100005a^

(二)提高数据录入准确性

1.有效性检查

Excel 2000可以对单元格内的数据类型进行限制,并能核对输入单元格的数据定义域,这一功能称之为有效性检查。以小数(其他数据相似)的有效性检查为例,其设置方法是:

(1)选中需要输入小数并进行有效性检查的单元格或单元格区域,单击“数据”菜单中的“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。

(2)打开“设置”选项卡中的“允许”下拉列表,选中允许输入的数据类型,本例应选中“小数”。

(3)在“数据”下拉列表中选择所需的数据范围逻辑,如介于、小于、大于或等于等,然后指定数据的上下限。如果你选择的数据范围逻辑为“介于”,就可以在“最小值”和“最大值”输入具体数值,还可以为它指定单元格引用或公式。如果允许数据单元格为空,则应选中“设置”选项卡中的“忽略空值”项,反之则应将该项清除。

有效性检查设置结束后,一旦你输入了有效范围以外的数据,Excel 2000就会弹出“输入值非法”对话框,单击“重试”按钮可修改已输入的数据,单击“取消”可清除已输入的数据。

2.设置输入提示

用户对单元格的用途认识不清,是导致数据输入错误的常见原因。针对这种情况,Excel 2000可在用户选中单元格时给予提示,从而减少输入错误的发生。输入提示的设置方法是:

(1)选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域,单击“数据”菜单中的“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。

(2)选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”项,在“标题”框内输入提示的标题,在“输入信息”框内输入提示的详细内容。完成后单击“确定”按钮。

此后只要你选中了具有输入提示的单元格或单元格区域,Excel就会自动弹出一个提示框,对用户的操作进行指导。

3.设置出错警告

数据录入错误几乎是不可避免的,有效性检查仅能查出输入的数据是否有问题,但不能给出纠正的方法。对此,你可以在进行有效性检查的同时设置出错警告,在数据录入错误发生时提示用户如何操作。出错警告的设置方法是:

(1)选中需要显示录入出错警告的单元格或单元格区域,单击“数据”菜单中的“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡。

(2)选中“输入信息”选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”项,在“样式”下拉列表中选择“中止”、“警告”和“信息”三种警告方式之一。它们的区别是:“中止”方式不允许用户输入数据定义域以外的数据,用户只有“重试”再次输入有效数据,或“取消”已输入的数据两种选择;“警告”方式在用户输入无效数据后会显示警告信息,同时询问“是否继续?”。选择“是”完成输入,选择“否”可修改已输入的数据,选择“取消”可删除已输入的数据;“信息”方式允许用户输入无效数据,用户若输入了无效数据会显示警告信息,若选择“确定”完成输入,选择“取消”则删除已输入的数据。

(3)在“标题”框内输入警告的标题,在“出错信息”框内输入发生错误的原因及如何纠正的内容。完成后单击“确定”按钮。

以上设置完成后,只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据,Excel就会按设定方式对用户提出警告。取消出错警告的方法与上相同。

4.自动选择输入法

Excel数据录入时切换输入法会大大影响录入速度,为此Excel 2000可以根据你要输入的内容自动切换输入法。设置方法是:

(1)选中需要使用某种输入法的单元格或单元格区域,再将该输入法激活。单击“数据”菜单中的“有效性”命令,打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡。

(2)在“输入法模式”选项卡的“样式”下拉列表中选择“打开”,最后单击“确定”按钮。

以后只要选中了已设置输入法的单元格,无论当前使用的是何种输入法,你需要的输入法都会自动激活,用起来非常方便。

(三)数据录入技巧

1.快速录入分数

通常在单元格内输入分数8/9会显示为8月9日,如果你想避免这种情况发生,除了将单元格格式设置为“分数”外(Excel 2000有分数格式)。输入8/9时在它前面添加一个0和一个空格(它在0与8/9之间)即可,但是用此法输入的分母最大不能超过99。

2.录入文本格式数字

如果你要在单元格中输入文本格式的数字(如“身份证号码”),除了事先将单元格设置为文本格式外,只须在数字前面加一个“'”(单引号)即可。

3.行或列重复填充

如果你要在同一行或列内重复填充某些数据,可按以下方法操作:选中包含原始数据的单元格(或区域);将鼠标移至所选区域右下角的填充柄,当光标变为小黑十字时,按下左键拖过所有需要填充的单元格再松开鼠标。

注意:如果被选中的是数字或日期等数据,可能会以序列方式填充,这时应按下Ctrl键再拖动。

4.周围数据填充

如果你要填充的数据与周围单元格(或区域)中的数据相同,可用以下方法快速重复填充:

(1)按Ctrl+D键,将上方单元格中的数据填充进来,按Ctrl+R键,将左侧单元格中的数据填充进来。

(2)单击“编辑”、“填充”子菜单下的“向上填充”、“向左填充”命令,可将下方或右侧单元格中的数据填充进来。

注意:如果要填充的是一个区域,可先将其选中,再按上法操作,即可将对应区域内的数据填充进来。

5.简单序列填充

数字、日期等简单序列填充可按以下方法填充:

(1)在起始单元格中输入序列的初值,然后在下方或右侧的单元格中输入序列的第二个值,这两个值的差就是序列的步长。

(2)选中已输入的所有单元格,将鼠标移至所选区域右下角的填充柄,当光标变为小黑十字时,按下左键沿行或列拖动。如果要按升序排列,应由上而下或由左而右拖动。如果要按降序排列,应由下而上或由右而左拖动。

6.自定义序列填充

如果你输入的序列比较特殊,可以先加以定义,再项内置序列那样使用。自定义序列的方法是:

(1)单击“工具”菜单中的“选项”命令。打开“选项”对话框中的“自定义序列”选项卡。

(2)在“输入序列”框中输入自定义序列的全部内容,每输入一条按一次回车键,完成后单击“添加”按钮。整个序列输入完毕后,单击对话框中的“确定”按钮。

此后,你只要输入自定义序列中的前两三项,就可以按前面介绍的方法将其输入。

7.选择填充

若需要填充前一两个单元格面已输入过的数据(文本或文本与数字的混合,纯数字不行)。可以采用以下方法:

(1)让光标停留在需要填充的单元格。按Alt+↓键打开本列已填充内容列表。选择快捷菜单中的“选择列表”命令,打开本列已填充内容列表。

(2)用上下方向键选中列表中你需要填充的内容回车,或直接用鼠标单击所需的内容,它就被填入内容列表上方的单元格。

8.双击序列填充

此法适用于填充列左侧有完整数据列的情况,用于排名次等场合非常方便。填充方法是:

(1)若要填充数字序列,可在起始单元格中输入两三个数字,全部选中后双击填充柄。则产生的序列会自动向下填充,直到左侧数据列的空白单元格处为止。

(2)若要填充含数字的文本序列(如“第1名”之类),可在起始单元格中输入序列初始值(如“第1名”),将其选中后双击填充柄。则产生的序列就会自动向下填充,直到左侧数据列的空白单元格为止。

9.工作表重复填充

如果你想一次填充多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴等操作,可采用以下方法:

(1)选中需要填充相同数据的工作表。方法是:若要选中多张相邻的工作表,可先单击第一张工作表标签,按住 SHIFT 键后单击最后一张工作表标签。若要选中多张不相邻的工作表,可先单击第一张工作表标签,按住 Ctrl键后单击要选中的其他工作表标签。

(2)在已选中的任意一张工作表内输入数据,则所有选定工作表的相应单元格会填入同一数据。

如果需要将某张工作表已有的数据快速填充到其他工作表,可采用以下方法:按下Ctrl键选中含有数据的工作表和待填充数据的工作表,再选中含有数据的单元格区域,最后单击“编辑”、“填充”子菜单下的“至同组工作表”命令,在对话框中选择要填充的内容(“全部”、“内容”或“格式”)后“确定”。

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