便携式Word文档

时间:2013.05.24频道:Word

在很多情况下,在一台计算机上创建的文档不仅要在本机上使用,也需要在其他计算机上使用或者在其他打印机上使用。此时,文档就应该具有较好的通用性,也就是说,不管用什么计算机或打印机查看或打印该文档,外观的显示都应该是一样的。 word 提供了几个选项

在很多情况下,在一台计算机上创建的文档不仅要在本机上使用,也需要在其他计算机上使用或者在其他打印机上使用。此时,文档就应该具有较好的通用性,也就是说,不管用什么计算机或打印机查看或打印该文档,外观的显示都应该是一样的。
word 提供了几个选项来创建便携式文档,使用这些选项,能使文档在不同的计算机或打印机上都能保持原来的字体、文档布局和分页等。如果要与用户共享文档,或者在一个计算机上创建文档,然后在其他计算机上浏览或打印该文档,就显得非常重要。
例如,用户可以在一篇文档中嵌入 TrueType 字体,并保留文档的版面和分页。这样任何人都可查看或打印该文档原来的字体或版面。

10.8.1 将 TrueType 字体嵌入文档中
如果在文档中用 TrueType 字体,用户可在该文档中保存或嵌入这些字体。这样,其他人即使在他们的计算机上没有安装这些字体,他们仍可以查看、修改或打印这篇带有原有字体的文档。
在某些情况下,文档可能不包含 TrueType 的字体。如果用户在他们的计算机上没有安装这些字体,他们可用最接近的字体替换这些字体。
注意:
TrueType 字体的供应商决定嵌入字体的许可权。例如,有些字体不能嵌入,而其他字体可以查看和打印,但不能更改。
要在文档嵌入TrueType 字体,请按下面步骤进行:
(1)在【工具】菜单中,单击【选项】命令,然后在弹出的【选项】对话框中选择【保存】选项卡,如图10-35 所示。
便携式word文档
(2)选中【嵌入 TrueType 字体】复选框。
(3)保存该文档。
当嵌入 TrueType 字体时,选择【只嵌入所用字符】复选框,可能会减少文档的文件大小。这个选项只嵌入文档中使用的字体样式。另外,如果用一种字体的 32 个或更少的字符(例如,一些符号), Word 会只嵌入这些字符。对于其他用户只想查看或打印的文档,这些选项是很有用的,因为没有嵌入的字体字符和样式是不能编辑的。

10.8.2 保留文档原来的版式和分页
在默认情况下,Word 根据文档中的字体安排该文档的版式。这样,只要字体不改变,任何人都可以查看和打印该文档,而原来的分行和分页不变。
但如果打开一篇用早期版本的 Word 或 WordPerfect 创建的文档,Word 会根据所用打印机安排该文档的版式。如果要让一篇文档的版式与打印机无关,用户可不让 Word 根据文档中的字体安排该文档的版式。
(1)单击【工具】菜单中的【选项】命令,然后在弹出的【选项】对话框中选择【兼容性】选项卡。
(2)清除【选项】下的【用打印机标准设计文档版式】复选框,如图10-36 所示。
在 Word 中处理文档时,只有选中【用打印机标准设计文档版式】选项才影响该文档的显示效果;此方法不能永远改变该文档。如果要恢复该文档原来的版式,请再次选中该选项。
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10.8.3 转换文件时指定所用字体
如果一篇文档中使用了计算机上没有安装的字体,而文档中又没有嵌入TrueType 字体,那么在显示文档中,没有安装的字体就不能正确显示出来,这时需要用另一种安装的字体来代替未安装的字体。在转换文件时指定所用字体的步骤如下:
(1)打开需要替换其中字体的文档。
(2)单击【工具】菜单中的【选项】命令,然后选择【兼容性】选项卡,如图10-36 所示。
(3)单击【字体替换】按钮,弹出如图10-37 所示的【字体替换】对话框。
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(4)选择【文档所缺字体】框中需要替换的字体。
(5)在【替换字体】框中选择需用于替换所缺字体的字
(6)对每种要改变的字体重复第(4)和第(5)步。
Word 不替换所缺字体的名称,只是换用一种可用于用户的系统的字体,以此来改变字体在屏幕上显示和打开的状态。如果替换字体列为【默认】,请阅读靠近对话框底部的信息,了解将替换哪种字体。
在此篇文档中设置替换的替换字体是暂时性的,只对当前文档有效,如果要使以后的文档在替换时也使用更改后的字体,请单击【永久转换】按钮。
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