“打”的精彩:Office中的打印小窍门

时间:2013.04.27频道:Word

一般人来说,打印office文档是一件再简单不过的事情了,执行“文件→打

  

一般人来说,打印office文档是一件再简单不过的事情了,执行“文件→打印”命令(快捷键为Ctrl+P),设置好打印的页码及份数,再点击“确定”就可以了。实际上,在这个简单的打印操作中,有着许多的小技巧,掌握了它们,不但能提高工作效率,还能节约纸张成本呢。

窍门1:为word打印提速
有时我们只是要校对文稿,不要求太高的打印质量,只希望能打印得快一点,可按下面的方法进行操作:执行“文件→打印”命令调出打印窗口,单击其左下角“选项”按钮,又会打开一个打印选项窗口,勾选“草稿输出”项,确定即可。草稿输出能大大提高打印的速度,但是将无法打印特殊格式或图形。另外需要注意的是:有些打印机不支持草稿输出,大家可查阅相关的说明文件。

窍门2:削足适履 缩放打印
假设当前的文档版式是按A4大小排版设计的,但是又想使用B5的纸进行打印,这时该怎么办呢?如果重新按B5大小来调整版面,页数少的话还可以,如果有十几甚至上百页,那工作量可就非同小可了。此时可通过下面的方法来解决:
执行“文件→打印”菜单命令,调出打印对话框,单击“缩放”下的“按纸型缩放”,选择“B5”(可以根据实际需要选择其他的纸型),确定后打印即可,Word会自动缩小字体和图形的大小,使其与B5纸张的大小相匹配。注意,在PowerPoint中有类似的打印功能,名为“根据纸张调整大小”。

窍门3:以一当十省纸张
有时为了打印图书的校对草稿或多页小册子,可将多页内容,如4页的内容拼到一页上进行打印,这样可以有效节约纸张。方法很简单,在打印对话框的“缩放”中,单击“每页的版数”,选择“4 版”项,打印即可。Word允许的最大拼版数为16个版。

窍门4:快速打印Word快捷键
熟练使用快捷键,可以大大提高工作效率,但是Word中的快捷键太多,刚开始的时候总是记不住,我们不妨将Word的所有快捷键打印出一份列表,以备随时参考:单击“工具→宏→宏”菜单命令,再单击“宏的位置”下拉按钮,选择“Word 命令”,然后在“宏名”框中选择“ListCommands”项,并单击“运行”按钮;接着会弹出一个对话框中,选中“当前菜单和快捷键设置”项,单击“确定”后即可生成当前所有菜单和快捷键的列表;按Ctrl+P键调出打印对话框打印该文档即可。

窍门5:打印预览时也能编辑文件
在Word中编辑好文件之后,一般我们都要先执行“文件→打印预览”命令察看一下,如果发现错误,大多数人都会返回编辑状态进行修改,然后再重新预览打印。其实,如果错误不复杂的话,在打印预览状态下也能修改文件:在预览状态下,光标为放大镜形状,此时单击工具栏上的放大键按钮,光标将变为“I”形,此时便可做一些简单的编辑修改工作了,修改好之后再次单击放大镜按钮,返回预览状态,单击“打印”按钮打印就可以了。

窍门6:Excel中彩色表格打印技巧
为了突出显示某些数据,我们经常会为单元格设置特殊颜色和底纹。但如果你使用的是黑白打印机打印彩色的Excel表格,有可能影响察看表格中的文字。我们不必一一替换表格的颜色,只需在页面设置中动一点小手脚就可以解决这一问题:执行“文件→页面设置”命令打开页面设置对话框,选中“工作表”标签下的“单色打印”项。以后再打印时,表格中的颜色和底纹将被忽略,这样还可以加快打印的速度。

窍门7:只打印想要的那部分
在同一个Excel工作表中可能包括了多个表格,如果你不想打印整个工作表,而只是要打印其中一部分的内容,可按照下面的方法执行:首先选中要打印的那部分内容,然后执行“文件→打印”命令调出打印对话框,在“打印内容”项中,选中“选定区域”项,确定后打印即可。

窍门8:不打印Excel中的错误
如果Excel工作表中存在错误,可以通过下面的方法,避免打印出这些错误的单元格中的数值:在页面设置对话框中的“工作表”标签下,单击“错误单元格打印为”下拉按钮,选择“空白”或“--”项就可以了。

窍门9:PowerPoint也可拼版打印
PowerPoint也可以实现拼版打印的效果,与Word的操作方法稍有不同。执行“文件→打印”命令调出打印对话框,单击“打印内容”下拉按钮,选择“讲义”项,这时右侧选项将被激活,根据需要,设置每页上的幻灯片数(最多9个)以及排列顺序(见图1)。可以点击“预览”按钮观看效果,觉得满意的话,单击“打印”就可以了。

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